Back to standard

AIFC-042: Workflow Conversion

Status: Draft 0.1 Standard: AI-First Community Standard Zkráceně: AIFC Navazuje na:

Účel dokumentu: Definovat Workflow Conversion jako mechanismus, kterým komunita převádí opakovanou AI práci, AI waste, nejasné rutiny nebo ruční opakování na stabilní, řízené a udržovatelné systémové schopnosti: workflow, šablony, validátory, skripty, Human Cockpit akce, human skills, AI skills nebo rozhodnutí práci nedělat.


1. Purpose of this document

Tento dokument definuje Workflow Conversion.

AI-first komunita nesmí používat AI donekonečna na stejnou opakovanou rutinu, pokud lze tuto rutinu převést na stabilnější systémové řešení.

AI může pomoci objevit pattern.

Ale pokud se pattern opakuje, má komunita zvážit, zda má vzniknout:

Workflow Conversion je mechanismus, kterým se opakovaná AI spotřeba mění na schopnost systému.


2. Core principle

Základní princip tohoto dokumentu je:

Repeated AI work should become reusable system capability.

Česky:

Opakovaná AI práce se má stát opakovaně použitelnou schopností systému.

AIFC říká:

Use AI to discover patterns.
Do not pay AI forever to repeat patterns that the system can own.

Česky:

Používejte AI k objevování vzorů.
Neplaťte AI navždy za opakování vzorů, které může vlastnit systém.

AI je výborná pro objevování, formulaci a transformaci.

Stabilní systém má opakované vzory zachytit, zlevnit, zpřehlednit a učinit odolnými.


3. Definition

Workflow Conversion je řízený proces, kterým komunita převádí opakovanou nebo nízkohodnotnou AI práci na stabilní formu práce nebo znalosti.

Workflow Conversion může převést AI rutinu na:

Workflow Conversion neznamená vždy více automatizace.

Někdy znamená méně práce, lepší strukturu nebo vědomé rozhodnutí, že daný výstup není potřeba.

Minimum requirement

Opakovaná AI rutina s významným nákladem, review zátěží, attention dopadem nebo dependency rizikem musí být posouzena pro Workflow Conversion.


4. Why Workflow Conversion matters

Bez Workflow Conversion se AI může stát drahým a neviditelným lepidlem mezi špatně definovanými částmi systému.

AI potom opakovaně:

Krátkodobě to pomáhá.

Dlouhodobě to může zakrýt, že systém není dobře navržený.

Workflow Conversion zabraňuje tomu, aby se AI stala permanentní náplastí na opakující se strukturální problém.

Minimum requirement

AI-first komunita musí mít mechanismus, jak z opakované AI práce vytěžit systémové zlepšení.


5. Workflow Conversion vs automation

Workflow Conversion není totéž co automatizace.

Automatizace je jedna možná forma řešení.

Workflow Conversion je širší.

Může vést k:

Example

AI opakovaně sumarizuje dlouhé meeting notes.

Možná řešení:

Minimum requirement

Workflow Conversion musí posoudit více řešení než pouze „více automatizace“.


6. Sources of conversion candidates

Workflow Conversion candidates mohou vznikat z:

Minimum requirement

Workflow Conversion musí být napojená alespoň na AI Waste Backlog a AI Retrospective.


7. Conversion candidate

Workflow Conversion candidate je položka, která může být převedena na stabilnější systémové řešení.

Candidate by měl popisovat:

Minimum requirement

Workflow Conversion candidate musí mít ownera nebo triage ownera a jasně popsaný pattern.


8. Conversion lifecycle

AIFC doporučuje lifecycle:

observed

candidate

triaged

solution designed

approved

implemented

validated

documented

closed

Observed

Pattern byl zaznamenán.

Candidate

Pattern byl uznán jako kandidát na conversion.

Triaged

Je posouzen dopad, náklad a priorita.

Solution designed

Je navrženo řešení.

Approved

Řešení je schválené odpovědnou rolí.

Implemented

Řešení je vytvořené.

Validated

Ověřilo se, že snížilo waste, riziko nebo zátěž.

Documented

Řešení je zapsané do source of truth.

Closed

Položka je uzavřena.

Minimum requirement

Významná Workflow Conversion musí mít lifecycle status a verification step.


9. Triage criteria

Triage posuzuje, zda conversion stojí za to.

Kritéria:

Prioritization example

High priority:
Repeated pattern with high AI cost, high review load or dependency risk.

Medium priority:
Repeated pattern with moderate cost and clear conversion path.

Low priority:
Rare pattern or unclear benefit. Monitor only.

Minimum requirement

Workflow Conversion candidates musí být prioritizované podle dopadu a návratnosti.


10. Conversion solution types

AIFC rozlišuje několik typů řešení.

10.1 Template conversion

Opakovaný výstup se převede na šablonu.

Příklad:

10.2 Validator conversion

Opakovaná kontrola se převede na validační pravidlo.

Příklad:

10.3 Script conversion

Rutinní transformace se převede na skript.

Příklad:

10.4 Workflow conversion

Nejasná opakovaná práce se převede na formální workflow.

Příklad:

10.5 Human Cockpit action

Opakovaná práce se převede na UI akci nebo vedený dialog.

Příklad:

10.6 Human skill conversion

Zkušenost se převede na lidský skill.

Příklad:

10.7 AI skill conversion

Opakovaný dobrý pattern se převede na AI skill.

Příklad:

10.8 Decision rule conversion

Opakované rozhodování se převede na pravidlo.

Příklad:

10.9 Source of truth conversion

Chybějící znalost se zapíše jako knowledge artefact.

Příklad:

10.10 Stop-work conversion

Komunita rozhodne, že danou práci nebude dělat.

Příklad:

Minimum requirement

Workflow Conversion musí explicitně zvolit solution type.


11. When not to convert

Ne každá AI práce má být převedena.

AI může zůstat vhodná, pokud práce:

Example

AI pomáhá formulovat strategické varianty pro jedinečné rozhodnutí.

To nemusí být vhodné pro automatizaci.

Ale může z toho vzniknout human skill nebo decision support template.

Minimum requirement

Workflow Conversion musí umožnit rozhodnutí do not convert nebo monitor only.


12. Conversion and source of truth

Každá významná conversion musí skončit v source of truth.

Pokud vznikne:

musí být dohledatelné, kdo je owner, jaký má status a kde se používá.

Jinak conversion vytvoří další skrytý mechanismus.

Minimum requirement

Významné conversion výstupy musí být zapsány do source of truth nebo odpovídajícího verzovaného úložiště.


13. Conversion and Human Capability Reserve

Workflow Conversion může posílit nebo oslabit lidskou schopnost.

Posiluje ji, když:

Oslabuje ji, když:

Minimum requirement

Workflow Conversion kritické práce musí posoudit dopad na Human Capability Reserve.


14. Conversion and AI dependency

Jedním z cílů conversion je snížit AI dependency.

Příklad:

Before:
Team needs AI for every Jira ticket rewrite.

After:
Standard ticket template + examples + AI only for complex tickets.

Dependency se sníží, protože systém teď drží pattern.

AI zůstává jako podpora, ne povinný mezičlánek.

Minimum requirement

Workflow Conversion musí zvažovat, zda výsledek snižuje nebo zvyšuje AI dependency.


15. Conversion and AI skills

Workflow Conversion může vést k vytvoření nebo úpravě AI skillu.

AI skill je vhodný, pokud:

AI skill však nesmí být jediným nositelem kritického know-how.

Minimum requirement

Kritický AI skill vzniklý z Workflow Conversion musí být napojený na human-readable znalost nebo human skill.


16. Conversion and human skills

Workflow Conversion může vést k human skillu.

Human skill je vhodný, pokud:

Minimum requirement

Pokud conversion řeší AI dependency nebo human review weakness, musí posoudit potřebu human skill update.


17. Conversion and validation rules

Pokud AI opakovaně kontroluje stejnou podmínku, může být vhodný validátor.

Příklady:

Validátor je často lepší než AI, protože je:

Minimum requirement

Opakovaná AI kontrola strukturálního pravidla musí být posouzena pro validator conversion.


18. Conversion and Human Cockpit Layer

Human Cockpit Layer je často nejlepší místo pro převod opakované práce na lidsky použitelnou akci.

Příklady:

Human Cockpit action může kombinovat:

Minimum requirement

Workflow Conversion musí posoudit, zda opakovaná práce patří do Human Cockpit Layer.


19. Conversion and cost control

Workflow Conversion je jeden z hlavních nástrojů AI cost control.

Snižuje náklady tím, že:

Minimum requirement

High-cost AI waste items musí být posouzeny pro Workflow Conversion.


20. Conversion and quality

Workflow Conversion má zlepšit kvalitu, ne pouze snížit náklady.

Může zvýšit kvalitu tím, že:

Minimum requirement

Workflow Conversion musí definovat, jak bude ověřena kvalita výsledného řešení.


21. Conversion and governance

Workflow Conversion může změnit governance.

Například pokud AI opakovaně navrhuje stejné low-risk změny, komunita může zavést:

Naopak pokud AI vytváří riziko, conversion může governance zpřísnit.

Minimum requirement

Workflow Conversion musí posoudit, zda navržené řešení mění approval rules, autonomy nebo operating mode.


22. Conversion and maintenance

Workflow Conversion může vytvořit nový artefakt, který bude potřebovat péči.

Každá nová šablona, validátor, workflow nebo skill musí mít:

Jinak conversion pouze přesune dluh na jiné místo.

Minimum requirement

Každý významný conversion output musí mít ownera a review mechanismus.


23. Conversion pattern examples

Example 1: Repeated Jira ticket rewriting

Observed pattern:

AI repeatedly rewrites unclear Jira tickets into a better structure.

Possible conversion:

Example 2: Repeated metadata cleanup

Observed pattern:

AI repeatedly detects missing metadata in Markdown artefacts.

Possible conversion:

Example 3: Repeated meeting summarization

Observed pattern:

AI summarizes meetings into decisions and action items.

Possible conversion:

Example 4: Repeated AI review corrections

Observed pattern:

Human reviewers repeatedly fix the same style and structure mistakes in AI outputs.

Possible conversion:

Example 5: Repeated strategic explanation

Observed pattern:

AI repeatedly explains the same strategy to new team members.

Possible conversion:


24. Conversion validation

Po implementaci conversion je nutné ověřit dopad.

Měřit lze například:

Minimum requirement

Významná Workflow Conversion musí mít předem definovanou validation method.


25. Conversion record

Workflow Conversion má mít záznam.

Záznam by měl obsahovat:

Minimum requirement

Významná Workflow Conversion musí být dohledatelná jako decision record, change proposal nebo conversion record.


26. Relationship with AI Waste Backlog

AI Waste Backlog detekuje waste.

Workflow Conversion jej řeší.

Vztah:

AI Waste Backlog
→ identifies repeated or low-value AI work

Workflow Conversion
→ converts it into stable system capability

Minimum requirement

AI Waste Backlog items s vysokou prioritou musí být posouzeny pro Workflow Conversion.


27. Relationship with Skill Evolution

Workflow Conversion často vede ke Skill Evolution.

Pokud conversion vytvoří nebo změní human skill nebo AI skill, musí být napojená na AIFC-043 Skill Evolution.

Příklady:

Minimum requirement

Workflow Conversion outputs, které ovlivňují skills, musí vytvořit skill update proposal.


28. Relationship with AI Retrospective

AI Retrospective je místo, kde se conversion candidates často objevují.

Retrospektiva má zjišťovat:

Minimum requirement

AI Retrospective musí mít možnost vytvořit Workflow Conversion candidates.


29. Relationship with Feedback and Change Proposals

Workflow Conversion je změna systému.

Proto může být zpracována jako change proposal.

Zvlášť pokud mění:

Minimum requirement

Workflow Conversion s významným dopadem musí projít change proposal nebo decision mechanismem.


30. Relationship with Human Cockpit Layer

Human Cockpit Layer může podporovat celý conversion lifecycle.

Může zobrazovat:

Minimum requirement

Odpovědné role musí mít lidsky dostupný přehled významných Workflow Conversion candidates a jejich stavu.


31. AI role in Workflow Conversion

AI může pomáhat s conversion.

Může:

AI však nesmí sama rozhodnout, že určitá práce bude zrušena, automatizována nebo převedena, pokud to má governance, hodnotový nebo organizační dopad.

Minimum requirement

AI-generated conversion proposals musí být označené jako návrh a reviewované ownerem.


32. Suggested metadata

Příklad metadat pro Workflow Conversion candidate:

workflow_conversion_candidate:
  id:
  title:
  status: observed | candidate | triaged | solution_designed | approved | implemented | validated | documented | closed | rejected | monitor_only
  owner:
  triage_owner:
  source:
    - ai_waste_backlog
    - ai_retrospective
    - cost_review
    - human_review_feedback
    - cockpit_signal
    - incident_review
    - team_feedback
  observed_pattern:
  current_ai_usage:
  related_ai_waste_items:
  related_ai_workflows:
  related_ai_team_members:
  frequency:
  cost_impact: low | medium | high | critical
  review_impact: low | medium | high | critical
  attention_impact: low | medium | high | critical
  dependency_impact: low | medium | high | critical
  proposed_solution_type:
    - template
    - validator
    - script
    - workflow
    - human_cockpit_action
    - human_skill
    - ai_skill
    - decision_rule
    - source_of_truth_update
    - stop_work
    - monitor_only
  expected_benefit:
  human_capability_impact:
  governance_impact:
  selected_solution:
  rejected_alternatives:
  validation_method:
  related_change_proposal:
  related_decision_record:
  source_of_truth_update:
  created_at:
  last_reviewed:

Tato struktura je ilustrativní.

Finální schéma má být definováno v agent-actionable vrstvě standardu.


33. Anti-patterns

AIFC odmítá následující anti-patterny.

33.1 Permanent AI routine

AI donekonečna vykonává opakovaný pattern, který by měl být systémovou schopností.

33.2 Automation without understanding

Rutina se automatizuje, ale nikdo nerozumí pravidlu, které automatizace vykonává.

33.3 Workflow conversion without owner

Vznikne šablona, skript nebo validátor, ale nikdo jej nevlastní.

33.4 Conversion that hides decision logic

Rozhodovací pravidlo se přesune do nástroje nebo agenta bez human-readable popisu.

33.5 Conversion that increases dependency

Řešení sníží náklady, ale zvýší závislost na AI nebo vendorovi.

33.6 Template nobody uses

Vznikne šablona, ale není napojená na workflow ani Human Cockpit Layer.

33.7 Validator without context

Vznikne pravidlo, ale lidé nerozumí, proč existuje a kdy se má použít.

33.8 Stop-work avoided

Komunita automatizuje práci, která nemá být dělána vůbec.

33.9 No validation

Conversion se implementuje, ale neověří se, zda snížila waste nebo zvýšila hodnotu.

33.10 AI decides conversion alone

AI sama rozhodne, že práce má být automatizována, zrušena nebo převedena bez governance.


34. Minimal requirements

AIFC komunita musí v oblasti Workflow Conversion minimálně splnit:

  1. Má mechanismus pro identifikaci conversion candidates.
  2. Workflow Conversion je napojená na AI Waste Backlog.
  3. Workflow Conversion je napojená na AI Retrospective.
  4. Conversion candidate má popsaný opakovaný pattern.
  5. Conversion candidate má ownera nebo triage ownera.
  6. Conversion candidates jsou prioritizované podle dopadu a návratnosti.
  7. Workflow Conversion posuzuje více solution types než pouze automatizaci.
  8. Workflow Conversion umožňuje rozhodnutí do not convert nebo monitor only.
  9. Významné conversion výstupy jsou zapsány do source of truth.
  10. Conversion kritické práce posuzuje dopad na Human Capability Reserve.
  11. Conversion posuzuje dopad na AI dependency.
  12. Kritické AI skills vzniklé z conversion jsou napojené na human-readable znalost nebo human skill.
  13. Conversion řešící dependency nebo review weakness posuzuje human skill update.
  14. Opakovaná AI kontrola strukturálního pravidla je posouzena pro validator conversion.
  15. Conversion posuzuje možnost Human Cockpit action.
  16. High-cost AI waste items jsou posouzeny pro Workflow Conversion.
  17. Conversion definuje, jak bude ověřena kvalita výsledného řešení.
  18. Conversion výstup má ownera a review mechanismus.
  19. Významná conversion má validation method.
  20. Významná conversion je dohledatelná jako decision record, change proposal nebo conversion record.
  21. Conversion ovlivňující skills vytvoří skill update proposal.
  22. Conversion s významným dopadem projde change proposal nebo decision mechanismem.
  23. Human Cockpit Layer nebo governance rozhraní zviditelňuje významné conversion candidates.
  24. AI-generated conversion proposals jsou označené jako návrh a reviewované ownerem.

35. Summary

Workflow Conversion je mechanismus, kterým se AI-first komunita učí z opakované AI práce.

AI je velmi dobrá v tom, že pomáhá objevit pattern.

Ale jakmile se pattern opakuje, komunita má zvážit, zda jej má převzít systém.

AIFC proto říká:

Let AI reveal the pattern.
Let the system own the pattern.

Česky:

Nechte AI odhalit vzor.
Nechte systém, aby vzor vlastnil.

Workflow Conversion snižuje AI waste, posiluje source of truth, zlepšuje human skills, zlevňuje rutinu a snižuje dependency.

AI-first komunita tím neztrácí AI.

Získává schopnost používat AI tam, kde má vyšší hodnotu.

Workflow Conversion turns repeated AI work into durable community capability.